Come scegliere la giusta agenzia di comunicazione

Sei alla ricerca di un'agenzia di comunicazione che ti aiuti nella gestione delle attività di marketing della tua azienda?

Forse stai cercando un partner strategico per aiutare la tua azienda a raggiungere regolarmente i suoi obiettivi. 

Indipendentemente da quali sono i tuoi obiettivi o dal tipo di agenzia che stai cercando, al fine di avere una relazione di successo, è necessario stabilire un punto di partenza.

Devi essere d'accordo su cosa significa successo e definire una timeline ed una deadline in merito a quando quel successo ed i risultati inizieranno ad arrivare.

Prova a pensare..quale può essere secondo te una conversazione stimolante?Proviamo a suggerirti alcune domande da porre ai tuoi potenziali futuri partner di agenzia.

Le risposte che otterrete dovrebbero innescare una serie di conversazioni che portano a definire esattamente obiettivi, strategie e comprendere la professionalità di chi ci troviamo di fronte.

Come scegliere la giusta agenzia di comunicazione: domanda numero 1

"Sulla base di ciò che conosci dell'attività (qualsiasi agenzia di comunicazione che non abbia iniziato a studiare l'attività come parte precedente al primo incontro, dovrebbe essere scartata a prescindere immediatamente), quali metriche chiave pensi che la tua agenzia possa fornirci e in quale arco di tempo?"

È un'ottima domanda e spunto di conversazione perché fornisce un primo indicatore relativo alla professionalità, alle capacità e alla modalità lavorativa dell'agenzia. Chiaramente al fine di fornire una risposta approfondita ed estremamente pratica, è necessario che l'agenzia conosca bene alcuni dettagli; come obiettivi di breve e medio termine, le attività di marketing e di comunicazione attualmente attive, dove sono allocate le principali risorse...

Ad esempio uno degli indicatori KPI più trascurati e che influisce sulla crescita dei ricavi, è il tasso di chiusura delle offerte commerciali. 

Un incremento di 10 punti percentuali di tale tasso in tre mesi, si traduce in un forte incremento delle tue entrate. Interessante vero?

Ma pensa! Se il tuo tasso di chiusura è già dell'80%, risulta più utile discutere e ragionare in merito a diversi KPI, come la durata del ciclo di vendita, la qualità dei lead generati e il numero di opportunità di vendita generate.

Per approfondire l'argomento trattato leggi anche: " Come aumentare le vendite con l tuo sito web aziendale "

Se il Sito Web aziendale non è ottimizzato, lento o se sprovvisto di alcun contenuto in grado di attirare i giusti lead ed il traffico qualificato di tuo interesse, è opportuno fare un passo indietro e ridiscutere quelle che sono le definizioni di successo, gli obiettivi, i KPI e le strategie da applicare per i primi tre mesi.

Ma attenzione Non è sempre una questione di metriche; potrebbe anche essere un solido schieramento tattico.

Definire a livello aziendale cosa pensiate che il successo sia e quali sono gli obiettivi principali e secondari, è un punto di partenza fondamentale. Condividere queste basi con le agenzie di comunicazione che si hanno di fronte e che si stanno valutando deve dar vita ad una conversazione finalizzata a comprendere le modalità migliori da porre in essere per la soddisfazione di quanto deciso a livello aziendale.

Tuttavia, ognuno è esperto professionista nel proprio ambito lavorativo.

Compito dell'agenzia è anche quello di aiutarti a capire (motivando il perché) se hai impostato obiettivi ad un livello troppo basso e come "muoverti" per risultare più aggressivo.

Impostare obiettivi troppo bassi e senza ambizione, sia dal lato dell'azienda che dell'agenzia, semplicemente per raggiungere il successo non va per niente bene!

Dovrebbero essere impostati in modo tale che tu e l'agenzia siate al 100% allineati e perseguiate obiettivi ambiziosi.

Se questi riescono ad essere raggiunti/superati, il merito va diviso con tutti. Inoltre risulta possibile e sensato adottare un approccio di definizione degli obiettivi più aggressivo nel periodo successivo.

Ma gli obiettivi non realistici non aiutano nessuno.

Come scegliere la giusta agenzia di comunicazione: domanda numero 2

"Che cosa è richiesto a me e al mio team per far sì che questo successo avvenga?"

Questa è una domanda meravigliosa, e ci piace quando i potenziali clienti ci chiedono chiarimenti su ciò che verrà richiesto a loro e ai loro team.

L'impegno reciproco tra azienda e agenzia è tipicamente maggiore nella fase di assessment ed impostazione primaria della strategia.

Successivamente, alcuni esempi di collaborazione necessaria possono riguardare: revisione e approvazione di articoli tecnici realizzati dall'agenzia, una persona coerente e di riferimento con la quale interfacciarsi e con chi ha l'autorità per prendere decisioni; garantire una risposta in tempi pre-definiti in maniera tale da rispettare le tempistiche definite e condivise a livello di gantt.

Significa anche schedulare regolarmente delle riunioni durante le quali mostrare l'andamento dell'attività e determinare le successive mosse. Questo presuppone però che non debbano essere modificati obiettivi e KPIs in maniera frenetica e per un periodo inferiore di 90 giorni.

Si tratta di costruire un rapporto di collaborazione tra azienda ed agenzia, un rapporto basato sulla fiducia nei confronti della professionalità e delle competenze che quest'ultima possiede e nel progetto che si sta sviluppando.

Il successo del cliente deve essere per l'agenzia di comunicazione inerzia e forza principale per tutte le attività che pone in essere; dato che il successo del cliente si trasforma in successo per l'agenzia.

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Come scegliere la giusta agenzia di comunicazione: domanda numero 3

"Cosa possiamo aspettarci da voi?"

Mentre nella domanda precedente ci siamo focalizzati sul capire cosa ci si poteva aspettare lato azienda, ora è giusto chiedere cosa aspettarsi dall'agenzia.

Trasparenza e onestà in quello che si deve fare e nella condivisione dei risultati di quel lavoro. Istruzione e affiancamento al fine di favorire una crescita professionale ed una più completa comprensione riguardo alle aree su cui stai lavorando insieme. Un certo grado di reattività e proattività da parte dell'agenzia nell'adeguarsi ai mutamenti dello scenario di mercato e delle condizioni lavorative.

Un partner non accondiscendente in tutte le decisioni e proposte. Rispetto e collaborazione, sono valori importanti tanto quanto la fermezza nel prendere decisioni che possano fare il bene dell'azienda-cliente, anche se queste in un primo momento non vengono comprese da quest'ultima.

L'agenzia dovrebbe essere felice di assumersi la responsabilità di qualsiasi segnalazione sui progressi verso il raggiungimento degli obiettivi e verso la definizione di successo precedentemente pattuita.

Non ci stancheremo mai di dirlo: il raggiungimento degli obiettivi aziendali, rappresenta un successo tanto per l'azienda quanto per l'agenzia di comunicazione.

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Come scegliere la giusta agenzia di comunicazione: domanda numero 4

"Cosa succede nel caso in cui ci fossero sensibili ritardi nelle consegne o nel raggiungimento degli obiettivi?"

E' una domanda più che legittima ed è giusto accordarsi su eventuali ritardi da parte dell'agenzia. A volte, anche i piani migliori non funzionano come previsto.

E' chiaro, però, che all'interno di una "relazione" si è sempre in due.

Pertanto può anche succedere che il ritardo dell'agenzia sia dovuto ad una possibile mancanza di collaborazione da parte dell'azienda, dalla mancata consegna di alcuni materiali fondamentali per l'attività... 

Indipendentemente dalla realtà nella quale si ritenga valga la pena di investire le agenzie che eccellono nel fornire per i loro clienti dovrebbero essere più che disposte a fornire alcuni incentivi finanziari se perdono ciò che è stato concordato. Questo potrebbe essere sotto forma di pagamento in contanti, servizi gratuiti o una combinazione di entrambi.

Non aspettarti di ottenere un rimborso completo, in quanto ciò non sarebbe equo per l'agenzia. Hanno messo il lavoro al tuo supporto e hanno costi elevati associati a quei servizi. Ma sarebbe giusto per loro darti qualcosa come una penalità per non colpire gli obiettivi concordati.

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Come scegliere la giusta agenzia di comunicazione: domanda numero 5

"Quali sono le tempistiche di realizzazione di questo progetto? Cosa succederà dopo?"

Ora che sai che aspetto ha il successo e cosa otterrai se l'agenzia salta gli obiettivi concordati, dovresti anche essere chiaro su cosa succede quando l'agenzia raggiunge gli obiettivi di consegna.

E le Agenzie di Comunicazione, cosa potrebbero aspettarsi da te? 

Una proposta potrebbe essere quella di partecipare al proprio programma di advocacy e di essere un sostenitore dell'agenzia.

Potrebbe chiederti di far parte di una Case History o di una storia di successo.

Potrebbe chiederti una referenza o una recensione attraverso una video-intervista o un commento nel proprio sito internet.

E' importante porre queste domande e ragionare attentamente sulle risposte ricevute durante la selezione di un'agenzia. Nel caso risultasse difficile arrivare ad un accordo su cosa può essere fatto in un determinato periodo di tempo e sulle modalità di collaborazione tra le due parti, potrebbe essere un'indicatore che quella non è l'agenzia giusta per te.

Non tutte le agenzie sono giuste per ogni potenziale cliente.

Questo tipo di conversazioni non sono tipiche e usuali per le agenzie di comunicazione, ma dovrebbero essere discusse e trattate per il tuo business.

Se al momento stai ricevendo solo 10 lead al mese e solo 1.000 visite al mese sul tuo sito web significa che le migliori agenzie devono sapere come agire e devono aiutarti a capire il perché, che cosa si può fare, in quale arco di tempo e per quale livello di investimento.

Questo è il tipo di agenzia con cui dovresti lavorare. In un giorno o due, dovresti essere in grado di raggiungere un accordo.

Tra tre mesi passerai da 10 lead e 1.000 visitatori a 25 lead e 1.500 visitatori. Quella mossa richiederà un investimento di XXX al mese per tre mesi.

Non tutte le agenzie hanno le stesse competenze o sono create nello stesso modo. Cerca agenzie che desiderano avere queste conversazioni strategiche di alto livello con te. Questo è molto diverso dal modo piatto in cui la maggior parte delle agenzie lavora.

Le migliori amano le sfide, amano mettersi in gioco e sono alla ricerca di clienti che amano conversare in questo modo.