Eventi aziendali: fiere, workshop, meeting… Conosci le differenze?

Quante volte è capitato di essere alle prese con l’organizzazione o la partecipazione a un evento di interesse aziendale, con il dubbio di identificarlo nel modo corretto? Si tratta di un meeting, di un workshop, di un convegno o di un congresso?

Crediamo sia l’occasione per fare definitivamente chiarezza gli eventi aziendali, in modo tale da usare il termine più appropriato per ogni singola tipologia di avvenimento, sia nei casi in cui sia l’azienda a organizzarlo, sia in quelli in cui è prevista la visita a un evento realizzato da altri.

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Fiera e fiere

Facciamo un passo indietro cominciando da eventi che hanno spesso focalizzato le attenzioni di manager, imprenditori e commerciali, soprattutto in periodo pre-covid: le fiere.

Il termine “fiera” (in latino fĕria) era rapportata ai giorni festivi, in cui non si lavorava. Le prime fiere, infatti, in cui venivano avviate attività di scambio, prima ancora che di vendita, coincidevano con le feste di natura religiosa.

Con il passare del tempo, l’anima commerciale è rimasta anche se il principio si lega a un’attività prevalentemente lavorativa. La fiera oggi, infatti, è da intendersi come una manifestazione al cui interno vengono esposti i prodotti al pubblico, al fine di promuoverli.

Lo scopo della partecipazione in veste di espositori a una fiera non è tanto quello di vendere, bensì di far conoscere l’azienda, facendo quindi brand awareness, ma anche lead generation nel momento in cui riusciamo a farci lasciare dei biglietti da visita da potenziali nuovi clienti.

Tipologie di fiere

Come sappiamo tutti le tipologie di fiere sono varie, le principali categorie sono 3:

• Fiera popolare o fiera-mercato: un appuntamento, come dice il nome stesso, aperto a tutti, in concomitanza con una festività, come avveniva in epoca remota. In questo caso la partecipazione non avviene quasi mai sulla base di esigenze commerciali quanto per curiosità e abitudine verso un evento che appartiene alla tradizione del territorio.

• Fiera campionaria: a differenza della precedente, solitamente non è aperta al pubblico, quanto agli operatori del settore. All’interno della fiera vengono esposti solo i campioni delle merci al fine di arrivare a concordare le successive ordinazioni.

• Fiera settoriale: possono variare di dimensioni, anche a seconda del settore, partendo da ambiti di nicchia, fino a eventi di portata nazionale e internazionale. Tra gli espositori figurano quasi sempre sia i produttori diretti che i rivenditori. Ulteriore caratteristica è data dal fatto che le fiere del settore, solitamente, prevedono la partecipazione sia di artigiani che di realtà industriali, divisi per diverse aree espositive.

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Altri eventi di interesse per enti e aziende: congressi e convegni

Cominciamo dal congresso aziendale. Parliamo di un evento di una certa portata che viene associato ad aziende di grandi dimensioni. Il congresso è un evento formale e ufficiale al quale un gruppo di persone, in particolare, dirigenti, con i medesimi interessi culturali e professionali partecipano per confrontarsi su problemi di interesse comune. Non è un caso che i congressi, per antonomasia, vengano associati principalmente ai partiti politici. Non è un evento propriamente aziendale e nemmeno aperto al pubblico, casomai a specifiche categorie appartenenti a un determinato settore.

Capita spesso che i congressi vengono confusi con i convegni.

Effettivamente i tratti generali sono gli stessi, con alcune distinzioni: il convegno è un evento spot, che non dura quasi mai oltre la giornata, affrontando un determinato argomento. Il congresso invece viene organizzato su più giorni, con una cadenza che ripercorre una determinata periodicità.

Gli eventi aziendali veri e propri

Quelli esposti di seguito sono invece eventi aziendali che possono essere ideati e organizzati da tutte le realtà imprenditoriali.

Meeting 

Letteralmente, in italiano, incontro. Si tratta di un evento, organizzabile da qualunque azienda, all’interno del quale un gruppo di persone accomunate da interessi simili, si confronta per approfondire temi di interesse allargato. Rispetto ai congressi che sono incanalati lungo un solo argomento, i meeting sono normalmente più ampi e prevedono il focus su temi più generici affrontati da differenti prospettive.

Workshop 

Un evento sicuramente più raccolto, a livello di partecipazione, rispetto al meeting.

I partecipanti arrivano all’evento a seguito di un processo di selezione, perché la caratteristica principale del workshop è la praticità, basata principalmente su un’interazione diretta tra relatori e pubblico, oltre che tra gli stessi partecipanti.

In altre parole, gli spettatori sono protagonisti attivi del workshop con l’obiettivo di uscirne con maggiori competenze tecnico-pratiche.

Open day

Anche in questo caso la traduzione letterale aiuta a focalizzare l’utilizzo corretto del termine.

L’open day è una tipologia di evento in cui, per un giorno, vengono idealmente aperte le porte al pubblico esterno interessato a visitare la struttura aziendale (o di un ente) e a ottenere informazioni a riguardo.

Inizialmente era un avvenimento legato soprattutto alle scuole e alle università per coinvolgere i possibili futuri iscritti.

Più recentemente anche le aziende di ogni tipo hanno capito che è un valido strumento di promozione, sfruttato in particolar modo per legarsi alle comunità di appartenenza e diffondere le buone prassi specie in ambito di sostenibilità, oltre a mostrare valori e principi connessi alla produzione di beni o all’erogazione di servizi.

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