Agenzia di comunicazione efficace e ruolo del Project Manager

In un’agenzia di comunicazione efficace deve essere presente il Project Manager, la figura chiave che segue il cliente dall'inizio alla fine del rapporto tra azienda e agenzia. Si tratta di un professionista dotato di competenze che spaziano orizzontalmente su tutte le aree di attività proposte.

È proprio il PM a tenere costantemente monitorato l'andamento dei compiti assegnati all'agenzia, in modo tale che il cliente non si senta trascurato oppure costretto a rapportarsi a una miriade di figure professionali, senza che nessuna di queste conosca lo stato complessivo dei lavori.

Andiamo a capire meglio come questo professionista sia determinante per l’efficienza dell’agenzia di comunicazione e, di conseguenza, della campagna di marketing ideata per un’azienda cliente.

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Agenzia di marketing e comunicazione e competenze del PM

I compiti che il Project Manager svolge all’interno di un’agenzia di marketing e comunicazione per soddisfare le richieste del cliente si suddividono principalmente in due ambiti:

• Ambito tecnico comprensivo di informazioni sul cliente, sui competitor, su metodologie e strumenti di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del progetto (hard skills);

• Ambito relazionale concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione (soft skills o interpersonal skills) che riguardano sia il rapporto con i professionisti esterni che il board o i referenti specifici indicati dal cliente.

Il ruolo del Project Manager richiede ottime competenze organizzative e metodologiche, oltre a una necessaria conoscenza dei dettagli tecnici del progetto di cui è responsabile.

Il PM, per il proficuo svolgimento del progetto, è tenuto a  conoscere nel modo più approfondito possibile l'azienda cliente, il mercato di riferimento, i prodotti o i servizi proposti, la mission e la vision del committente.

Ed è proprio questa figura professionale dell'agenzia che definisce la miglior strategia sulla base delle esigenze del cliente e a monitorare i passaggi chiave per raggiungerlo.

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Nell’agenzia di marketing e comunicazione di cosa si occupa il PM?

Il PM è il responsabile del progetto, vale a dire la risorsa specializzata nel guidare il team di progetto, di cui fanno parte anche i tecnici (grafici, programmatori, SEM specialist, video maker, analyzer, ecc.).

La sua formazione richiede, oltre che un'esperienza maturata sul campo, anche ottime capacità di problem solving, spiccate caratteristiche di leadership, un'ottima capacità di comunicazione.

I principali compiti di un Project Manager all’interno di un’agenzia di marketing e comunicazione sono:

• Pianificazione e programmazione di ogni attività di dettaglio in base alla strategia ideata,
• Organizzazione efficiente delle risorse umane a sua disposizione,
• Distribuzione delle attività e monitoraggio dello svolgimento,
• Controllo periodico, attraverso un costante monitoraggio, riguardante lo stato di avanzamento dei lavori e le stime di conclusione, anticipando eventuali esigenze di interventi aggiuntivi o di revisioni contrattuali
• Report periodico all'Head of PM e al CEO,
• Assunzione di tutte le iniziative volte a prevenire i rischi,
• Mantenimento dei contatti con i soggetti di riferimento (fornitori) e i destinatari finali, pianificandone il coinvolgimento nelle varie attività del progetto,
• Elaborazione della documentazione di competenza e supervisione di quella prodotta dal team di progetto,
• Controllo della qualità dei prodotti parziali, assicurandosi che gli standard di qualità adottati siano rispettati,
• Monitoraggio delle spese di gestione della commessa in rapporto al contratto stipulato,
• Dopo la chiusura del progetto: report con attività di riepilogo,
• Attenzione costante al miglioramento dei processi produttivi del progetto e alla proposta di varianti per migliorare i risultati raggiungibili.

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Perché un'azienda trae vantaggio da un agenzia di comunicazione come Inside

Le statistiche dimostrano che agenzie di comunicazione dotate di Project Manager presentano una fidelizzazione del 29% in più rispetto ad agenzie che operano attraverso singole figure operative.

I rapporti azienda-agenzia di comunicazione, quando è presente una figura come il PM, durano in media 3,5 anni a fronte dei 2,3 per le agenzie che non sono dotate di questa figura, considerato il maggiore livello di performance dei lavori eseguiti.

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Inside è un'agenzia di comunicazione che mette al centro delle proprie attività i suoi Project Manager. Il significativo investimento fatto nella ricerca di PM si traduce in un servizio di altissimo livello rivolto alle aziende.

Quando gli imprenditori o i marketing manager delle aziende clienti chiamano Inside sanno di trovare sempre una persona professionalmente qualificata e preparata sull'intero progetto predisposto per loro.