L’esperienza ci insegna che un evento aziendale rappresenta un fattore da valutare attentamente essendo estremamente critico.
Poche risorse impiegate rischiano di tramutare l’evento in un appuntamento ininfluente e che non lascia traccia. Viceversa, un ricco investimento, se non adeguatamente supportato e curato in ogni suo aspetto, può tramutarsi in un buco nell’acqua, senza produrre alcun vantaggio all’azienda.
Alla base dell’evento – meeting, conferenza, workshop che sia – è quindi opportuno studiare un’apposita strategia per raggiungere i risultati sperati.
Vediamo di individuare gli step per ordinare le attività essenziali per l’organizzazione di un evento aziendale.
Definire lo scopo dell’evento
Ti sembrerà scontato, ma ti assicuriamo che non lo è: definire lo scopo di un evento vuol dire ragionare sui motivi che hanno spinto la tua azienda a prendere in esame l’idea di organizzare un appuntamento in cui convogliare l’attenzione di un determinato pubblico su di sé.
Anche una semplice “vetrina” deve essere definita nel migliore dei modi, innanzitutto per capire se ciò che vogliamo è rendere più conosciuto e forte il nostro marchio (brand awareness) o se invece vogliamo promuovere un nuovo prodotto o una linea, inaugurare una sede aziendale, far conoscere un’iniziativa a carattere benefico-sociale, oppure, ancora, veicolare una nuova modalità operativa.
Quelli elencati sono solo alcuni dei possibili motivi, ma nulla vieta che alla base possa esserci un’esigenza del tutto originale, purché valida e potenzialmente di appeal per il nostro pubblico.
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A chi rivolgersi
Anche in questo caso non c’è nulla di scontato. Definire il pubblico vuol dire ragionare sulle persone con cui interfacciarsi, superando il principio generico dei potenziali clienti.
Specie per gli eventi che riguardano la vision dell’azienda, oltre che i prodotti, è bene valutare altri soggetti rilevanti nel breve, medio e lungo periodo. Ci riferiamo agli stake holder o ai giornalisti, qualora quanto promosso all’interno dell’evento aziendale abbia una notiziabilità rilevante e meriti di essere diffuso correttamente oltre i binari commerciali.
La scelta della location e dei servizi
Organizzare un evento aziendale è, in qualche modo, come consegnare il proprio biglietto da visita a un soggetto interessato.
Già dall’invito si innestano quindi aspettative nel pubblico di riferimento. La scelta della location e dei relativi servizi dedicati agli ospiti (dall’accoglienza, al catering per pranzo e coffee break, fino ai momenti di svago e intrattenimento) contribuiscono a influenzare l’immagine dell’azienda.
Esistono location specifiche adatte a eventi aziendali di piccole e grandi dimensioni, ciascuna con peculiarità in grado di sposarsi alla vision del proponente, senza lasciare nulla al caso, neppure il periodo dell’anno in cui prevedere l’organizzazione dell’evento.
Come gestire gli inviti e la promozione dell’evento aziendale
A fare tutta la differenza, ovviamente, è la portata di un evento che può essere più o meno partecipato.
In tutti i casi occorre partire dal database di contatti dell’azienda proponente, in particolar modo dal CRM, in cui figurano certamente i dati dei clienti acquisiti oltre che dei prospect.
Per quanto negli ultimi anni il digitale abbia abbondantemente superato le forme classiche di direct marketing, l’invito a un evento aziendale (specie se esclusivo) merita l’utilizzo della carta accompagnata da una grafica curata in ogni dettaglio.
La personalizzazione, poi, conferisce il tocco in più, per manifestare la vicinanza dell’azienda al cliente.
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